Erhöhung der Reiseaufwandsentschädigung

Erhöhung der steuerfreien Reiseaufwandsentschädigung – Was bedeutet das für die Lohnverrechnung?

Zum Jahresbeginn 2025 wurde die steuerfreie Reiseaufwandsentschädigung gemäß § 26 Z4 EStG angehoben. Diese Änderung hat Auswirkungen sowohl für selbstständig Tätige als auch für Arbeitnehmer. Doch was genau bedeutet das für die Lohnverrechnung und wie unterscheiden sich die Regelungen?

1. Kein automatischer Anpassungsanspruch

Wichtig vorab: Die Erhöhung des steuerfreien Betrages führt nicht automatisch zu einer Anpassung der arbeitsrechtlichen Ansprüche. Viele Kollektivverträge berücksichtigen die neuen Werte noch nicht. Es bleibt also im Einzelfall zu prüfen, wie hoch die Reiseaufwandsentschädigungen sind und welche steuerlichen Auswirkungen sich daraus ergeben.

2. Regelungen für Selbstständige

Für selbstständig tätige Personen gelten ausschließlich die Bestimmungen des Einkommensteuergesetzes. Die Reiseaufwandsentschädigung wirkt sich einkommenssteuermindernd aus und ist nicht zwangsläufig an tatsächliche Auszahlungen gebunden. Allerdings gibt es klare Grenzen für die Steuerfreiheit:

• Ab einer Entfernung von 25 km zum Einsatzort endet die Steuerfreiheit der Taggelder:

  • Am 6. Tag bei regelmäßiger Tätigkeit an diesem Ort.

  • Am 16. Tag bei unregelmäßigen Tätigkeiten an diesem Ort.

• Bei Entfernungen über 120 km  gilt eine maximale steuerfreie Dauer von 183 Tagen.

3. Regelungen für Arbeitnehmer

Für Dienstnehmer hängt die Abrechnung von Reiseaufwandsentschädigungen vorrangig vom jeweiligen Kollektivvertrag ab. Diese Regelungen sind günstiger als die gesetzlichen Vorgaben des EStG, da weniger Beschränkungen gelten. Allerdings gibt es einige Besonderheiten:

Steuerliche Obergrenzen

• Das Einkommensteuergesetz begrenzt das maximale steuerfreie Tag- oder Kilometergeld

• Ist der im Kollektivvertrag vorgesehene Betrag niedriger als der steuerfreie Höchstsatz, kann maximal der kollektivvertragliche Wert steuerfrei ausbezahlt werden.

• Ist das Tag- oder Kilometergeld im Kollektivvertrag höher als die gesetzliche Höchstgrenze (derzeit 30 EUR und 0,50 EUR), bleibt nur der gesetzliche Höchstsatz steuerfrei. Der übersteigende Betrag ist lohnsteuerpflichtig.

Sonderfälle: Freiwillige Erhöhungen

Wenn ein Arbeitgeber freiwillig eine Erhöhung der Diäten – z. B. per Betriebsvereinbarung – gewährt, gelten besondere Regeln. Hier ist die Steuerfreiheit auf die kollektivvertraglich festgelegte Summe begrenzt. Eine vollständige Ausschöpfung der steuerfreien Höchstsätze ist nicht möglich, da die Abgabenfreiheit aus der lohngestaltenden Vorschrift entsteht.

Beispiel:

Tagsatz KV = 26,40 EUR – freiwillige Erhöhung vom Dienstgeber auf 30,00 EUR

Diäten frei                        26,40 EUR

Diäten pflichtig              3,60 EUR

4. Steueroptimierung durch Lohnsteuerausgleich

In jenen Fällen, in denen der Kollektivvertrag eine geringere Vergütung als das EStG vorsieht oder auch in Fällen der freiwilligen Überzahlung und der sich daraus ergebenen Steuerpflicht der Diäten, kann geprüft werden ob die Voraussetzungen einer Dienstreise gemäß § 26 Z4 EStG vorliegen.  Wenn die erforderlichen Aufzeichnungen vorhanden sind, besteht für den Dienstnehmer die Möglichkeit, die Differenz beim Lohnsteuerausgleich als Werbungskosten geltend zu machen. Gemäß obigen Beispiel 3,60 EUR für jene Tage die der Dienstreisedefinition laut EStG entsprechen.

5. Kürzung Arbeitsessen

In den Lohnsteuerrichtlinien – Wartungserlass 2024 Randzahl 724 ist vorgesehen, dass pro bezahltem Mittag- bzw Abendessen ab 2025 Taggelder, um EUR 15,00 zu kürzen sind. Diese Reduktion ist unabhängig vom tatsächlichen kollektivvertraglichen Wert. Das heißt, die Kürzung beträgt IMMER 15,00 EUR pro bezahltem Essen, egal ob der arbeitsrechtliche Wert angehoben wird oder nicht.

Beispiel:

Taggeld KV = 26,40    1 bezahltes Mittagessen       26,40 – 15,00 = 11,40

Es bleiben 11,40 EUR an steuerfreien Diäten.

6. Fazit

Die Erhöhung der Reiseaufwandsentschädigungen führen zu keiner automatischen Anpassung der arbeitsrechtlichen Werte. Zusätzlich ist wichtig zu unterscheiden, ob sich die Steuerfreiheit aus einer lohngestaltenden Vorschrift oder aus dem EStG ergibt.

Insgesamt erfordert die neue Gesetzeslage eine gezielte Prüfung und Anpassung der internen Abrechnungsprozesse, um sowohl rechtliche Vorgaben, Prozessoptimierung in der Abrechnung als auch steuerrechtliche Optimierungspotenziale nutzen zu können.