Warum wird die Zeiterfassung immer wichtiger?

Die Arbeitswelt verändert sich rasant. Home-Office, flexible Arbeitszeitmodelle und digitale Prozesse sind längst Teil des Alltags. Doch ein Thema wird dabei oft unterschätzt: die elektronische Zeiterfassung.

Sie ist weit mehr als nur ein gesetzliches Muss – sie ist ein Werkzeug für Fairness, Effizienz und Vertrauen im Unternehmen. Sechs Gründe, warum Sie auf keinen Fall darauf verzichten sollten:

1) Arbeitszeit- und Arbeitsruhegesetz

Das österreichische Arbeitszeitgesetz (AZG) und das Arbeitsruhegesetz (ARG) verpflichten zur Aufzeichnung der Arbeitszeiten. Ruhezeiten, Pausen und Arbeitszeitgrenzen müssen nachweisbar sein. Bei Verstößen drohen empfindliche Strafen. Elektronische Systeme helfen, hier rechtlich auf der sicheren Seite zu bleiben.

2) Einfache und digitale Prozesse

Digitale Lösungen machen vieles einfacher:

• Arbeitszeitbuchungen per App oder im Home-Office

• Elektronische Urlaubs- und Zeitausgleichs-Anträge

• Auswertungen auf Knopfdruck

• Schluss mit Zettelwirtschaft

So wird die Zeiterfassung zu einem effizienten Bestandteil moderner Unternehmensprozesse.

3) Home-Office und flexible Modelle

Gerade im Home-Office ist eine digitale Zeiterfassung unverzichtbar. MitarbeiterInnen können ihre Zeiten von überall eintragen – mobil oder über das Web. Gleichzeitig lassen sich Modelle wie Gleitzeit oder Durchrechnung automatisch korrekt berechnen.

4) Mehr Transparenz und Klarheit

Eine korrekt geführte Zeiterfassung schafft Transparenz und Klarheit im Unternehmen:

• Schutz der ArbeitnehmerInnen vor Überlastung

• Klare Dokumentation bei Streitfällen

• Gleichbehandlung und Fairness

• Übersicht für ArbeitgeberInnen und Grundlage für Steuerung

Es geht nicht um Kontrolle, sondern um Klarheit – und um ein stabiles Fundament für Zusammenarbeit.

5) Basis für die Lohnverrechnung

Ob Überstunden, Zulagen oder Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankenstand – all das fließt direkt aus der Zeiterfassung in die Lohnverrechnung. Über Schnittstellen lassen sich die Daten sicher und schnell übertragen.

6) Unterlagen für das Finanzamt

Auch das Finanzamt schaut genau hin: Bei GPLB-Prüfungen (Gemeinsame Prüfung von Lohnabgaben und Beiträgen) sind korrekte Arbeitszeitaufzeichnungen entscheidend. Sie bestimmen, ob Zulagen steuerfrei oder steuerpflichtig sind.

Fazit

Elektronische Zeiterfassung bedeutet nicht Kontrolle, sondern Klarheit, Fairness und Sicherheit. Sie schützt MitarbeiterInnen, vereinfacht Prozesse und sorgt dafür, dass Unternehmen rechtlich wie organisatorisch bestens aufgestellt sind.